Verdeckter Arbeitsmarkt und Initiativbewerbung: Interview Antje Schultheis mit Impactify

Experteninterview  zum Thema Verdeckter Arbeitsmarkt und Initiativbewerbung: mit Impactify/ Nachhaltige Jobs.

Geführt von Charlotte Clarke von impactify mit Dr. Antje Schultheis, Geschäftsleiterin des beruflichen Netzwerkes www.spinnen-netz.de

Viele sind überrascht, wenn sie erfahren, dass der Stellenanteil des »verdeckten« Arbeitsmarktes bis zu 70 % ausmacht. Gilt dieser Wert annähernd für alle Branchen oder gibt es große Unterschiede je nach Tätigkeitsfeld?

Hier gibt es sicher große Unterschiede. Im Bereich der staatlichen Behörden und Schulen ist dies sicher anders. Im Bereich der klar definierten und reglementierten Berufe wie Medizin und Jura ebenfalls.  Im gemeinnützigen, umweltpolitischen und somit v.a. projektbasierten Bereich trifft dies zu. Zudem ist der Arbeitsmarkt vor allem in den Aufgabenbereichen besonderes „verdeckt“, wo neue Arbeitsfelder erst agil entstehen oder neu definiert werden müssen und ggf. auch einfach von einer ehemaligen Freiberuflerin oder Ehrenamtlerin mitgestaltet werden, die sich dann über pro-aktive Mitstreiter*innen freut.

Wie ist der reguläre Ablauf einer Neubesetzung in einem Unternehmen oder einer Organisation? Was sind die Hauptgründe dafür, dass Arbeitgeber so viele Positionen ohne Ausschreibung besetzen?

Die erste Frage zielt darauf ab, ob es eine reguläre Personalbedarfsplanung gibt oder eine kleine agile Organisation kurzfristig auf Veränderungen im eigenen Team oder bei der Projekt/Auftragslage reagieren muss.  Dies führt auch zum 2. Aspekt der Frage, dass die Arbeitgeber oft so zögerlich mit den Ausschreibungen sind: viele Projektanträge haben sehr lange Bewilligungsphasen mit oft sehr ungewissem Ausgang. Ausschreibungen (vorbehaltlich der Zusage der Fördermittel) zu machen und dann nach aufwändigem Recruitmentverfahren am Ende allen Kandidat*innen absagen zu müssen ist für viele NGOs zu aufwändig. Hinzu kommt, dass sich die aktuellen Elternzeiten gerade bei modern und partnerschaftlich gestalteten Eltern sehr verkürzt haben und oft nur zwischen 2 und 8 Monaten und nicht mehr 1-2 Jahre betragen, sodass diese auch nicht immer rechtzeitig ausgeschrieben werden können, man sich hier behilft oder freut, wenn sich jmd aktiv anbietet. Bei ca. 100 Tagen Dauer von der Feststellung, dass eine Stelle zu besetzen ist, bis zur Einstellung, ist eine 3 Monatige Vertretungszeit ja schon um. Und aus verschiedenen Gründen dürfen gerade Elternzeitvertretungen nicht zu früh ausgeschrieben werden und die Länge der Vertretung dürfen sich die Eltern noch lange offen halten. Pietätslos wäre ebenso die Ausschreibung im chronischen oder psychischen Krankheitsfall. Auf diese Positionen kann man sich aber auch nicht stürzen. Vielmehr kann man einer Gesamtabteilung seine Arbeitskraft anbieten, da man vernommen hat, dass der Gesamt-Workload gerade für alle sehr hoch ist (seit die Arbeit umverteilt werden musste).

3) Welche Vorteile habe ich als Bewerber*in von einer (gut gemachten) Initiativbewerbung?

Der große Vorteil ist, dass man meistens weniger „Konkurrenz“ hat. Wenn sich sonst 30-300 Personen auf eine Ausschreibung bewerben, sind es bei einer Initiativbewerbung so gut wie keine anderen Mitbewerbenden. Sei denn, es gibt einen großen Pool an Initiativbewerbungen, wie z.B. bei der GIZ für Praktika, wie bis zu 20.000 Bewerbungen in diesem Topf schlummern.

Der qualitative Unterschied ist, dass Sie die Bewerbung durch kluge Vorabgespräche vorbereitet haben, und die Arbeitgeberorganisation schon neugierig gemacht haben auf Sie. Zudem können Sie im besten Fall einen sehr langwierigen und kostspieligen sowie ressourcenintensiven Bewerbungsprozess vereinfachen. V.a. wenn es um kurzfristig zu besetzende Vertretungsstellen geht. Diese sind dann wiederum oft der Einstieg in weitere interessante Positionen. Denn wer einmal irgendwo drin ist, hat Zugang zu den internen Bewerbungen. Klar ist, dass der Chefposten vom BUND oder Greenpeace nicht nach einer Initiativbewerbung vergeben wird. Dennoch die Strategien zur Vorbereitung ebendieser pro-aktiven Bewerbung sind dieselben: Auch im Vorfeld der Bewerbung um Führungsposten sollte man möglichst viele Informationen von Mitarbeitenden aus der Organisation sammeln und in Vorabgesprächen herausfinden, worauf es bei der Ausgestaltung der Stelle und dem Team ankommt.

Wie kann ich herausfinden, ob Initiativbewerbungen vom Unternehmen überhaupt erwünscht sind?

Dies können Sie als erstes auf der Website nachschauen oder sonst in der Personalabteilung anrufen. Als Faustregel gilt; je größer und formaler ein Arbeitgeber aufgestellt ist, desto formaler ist das Ausschreibe- und Bewerbungsverfahren. Dazu gehört auch, dass es eine standardisierte Personalbedarfsplanung und Personalgewinnung gibt. Bei kleinen agilen NGOs oder Sozialunternehmen oder Agenturen erfolgt die Personalsuche sehr viel dynamischer. Hier sind Netzwerke das A und O.

Wie unterscheidet sich eine Initiativbewerbung (formal und inhaltlich) von »klassischen« Bewerbungsunterlagen?

Die Initiativbewerbung ist deutlich kürzer und prägnanter auf die eigenen Kompetenzen und beruflichen Erfahrungen fokussiert. Es kann ein knackiger Lebenslauf mit einem einseitigen Anschreiben – ohne Zeugnisse eingereicht werden. Am Ende des Lebenslaufs oder auf eine eigene Seite empfiehlt es sich noch 3-4 Referenzgeber*innen mit Name, Position und Erreichbarkeit anzugeben.

Wie finde ich Informationen darüber, welche Aspekte ich in meiner Initiativbewerbung als »Anknüpfungspunkte« verwenden kann bzw. welche Kenntnisse gerade gebraucht werden?

Die Anknüpfungspunkte resultieren aus dem Vorabtelefonat oder Gespräch, das man vorab auf einer Veranstaltung geführt hat oder kann sich auf ein aktuelles tagespolitische Ereignis beziehen, wozu wiederum der Arbeitgeber sich vorbildlich verhält. Wenn sich hieraus (neue) Tätigkeitsfelder und Aufgabengebiete ableiten, für die man die notwendigen Kenntnisse oder Erfahrungen hat, kann man dies aktiv als Anknüpfungspunkt einbringen. Ansonsten ist es grade im Umwelt/Klimaschutzbereich das lange ehrenamtliche Engagement für ein bestimmtes Thema oder Anliegen, was die Überleitung zu einem bestimmten thematisch passendem Projektbereich bietet.

Welche Fehler sollte ich bei einer Initiativbewerbung unbedingt vermeiden?

Sie sollten auf keinen Fall eine Initiativbewerbung schicken, wenn ein großer Arbeitgeber mit einem sehr standardisierten Ausschreibungs- und Bewerbungsverfahren auf seiner Website aktiv bittet davon Abstand zu nehmen.

Eine äußerst wertvolle Ressource bei der Jobsuche stellt das eigene Netzwerk dar. Welche Strategien für das »pro-aktive Netzwerken« können Sie empfehlen? Das pro-aktive authentische Netzwerken ist da A und O. So entstehen auf den Netzwerktreffen des beruflichen Netzwerkes Spinnen-Netz (unseren Spinn.Bars) immer wieder tolle thematische Synergieeffekte zwischen den Mitglieder, die einander in ihrem Mindset sehr zugewandt sind. So entwickelten sich nach unserem diesjährigen Neujahrsempfang für Freiberufler*innen neue Aufträge, für zwei Stellensuchende wurden die Einstiegswege und Auswahlgespräche bei einer entwicklungspolitischen Organisation transparenter und damit auch die nächsten Bewerbungen erfolgreicher. Im Umweltschutzbereich ist das vor-Ort-Engagement besonders wichtig, auch hier konnte man aktive Gespräche beobachten und im Nachhinein erfahren, wie ehrenamtliche Initiative auch berufliche Früchte trug.

Bei einer anderen NGO wurde ich konkret angesprochen, ob ich Kandidat*innen für eine bestimmte neu ausgeschriebene Stelle ansprechen könnte, was dann auch für beide Seiten sehr schnell zum Matching /Erfolg führte.

Welche Rolle spielt das »Selbstmarketing«? Lohnt sich überhaupt die Mühe, bei Online-Portalen wie Xing, LinkedIn & Co ein Profil ständig aktuell zu halten? Gibt es auch effektive analoge Strategien des Selbstmarketings?

Ich rate immer zu Authentizität mit einer Prise mutiger Herausstellung der eigenen Kompetenzen und Erfahrungen. Dies sollte sich dann auch in einschlägigen Online-Portalen abbilden. Der Social-Media Auftritt muss unbedingt kongruent zur schriftlichen Bewerbung sein. Denn hier gleichen Personaler*innen besonders gern ab, inwiefern die zeitlichen Arbeitsabschnitte und Lücken stimmig dargestellt sind. Das eigene Profil sorgfältig und ständig aktuell zu halten, bedeutet einiges an Arbeit und Mühen. Deswegen sollten Sie sich für eins von beiden entscheiden: Xing oder LinkedIn. Im Internationalen Bereich hat sich letzteres mehr durchgesetzt. Für den Arbeitsmarkt in Deutschland passt XING.

Mein Wunscharbeitgeber hat gerade einfach keine passende Stelle frei. Gibt es Strategien, um trotzdem »einen Fuß in die Tür« zu bekommen oder mir sogar eine eigene Stelle zu schaffen?

Ja, unbedingt: Bringen Sie sich bei Veranstaltungen wie Fachtagungen, Jubiläumsfeiern persönlich wieder ins Gespräch oder nutzen Sie Anlässe wie eine neue Publikation oder Web-Auftritt oder auch Social Media Beitrags des Arbeitgebers als Anlass.

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Ein an dieses Interview angelehnter Artikel ist hier bei https://www.nachhaltigejobs.de erschienen bzw. https://impactify.de/verdeckter-arbeitsmarkt/b